6 razones por las que las empresas deben utilizar Lean Six Sigma para TI

La adopción masiva de la Tecnología de la Información (TI) no siempre se lleva a cabo de manera fluida ni produce los mejores resultados, ya que el proceso puede acarrear problemas técnicos y desafíos culturales. Afortunadamente, este problema global puede ser identificado y resuelto implementando los conceptos lógicos de Lean Six Sigma. Aunque fue desarrollado principalmente para la industria manufacturera, la metodología de Lean Six Sigma es notablemente ideal y útil como guía para integrar la TI en los negocios modernos.

Índice de contenidos

1) Problemas y cuellos de botella de la integración de TI para negocios

2) Explicación de Lean Six Sigma

3) Cómo Lean Six Sigma resuelve problemas de TI

4) Ejemplo real de aplicación de Lean Six Sigma para TI

5) Beneficios de implementar Lean Six Sigma para TI

6) Certificaciones Lean Six Sigma

7) Certificaciones Premium de Lean Six Sigma

Problemas y cuellos de botella de la integración de TI para negocios

El uso de las TI en las prácticas comerciales modernas (también conocido como tecnología empresarial) es cada vez más prevalente independientemente del sector e industria. Sin embargo, la aplicación práctica de esta idea no es tan sencilla como podría parecer. En lugar de lograr la máxima eficiencia y efectividad, muchas empresas que integran las TI en sus operaciones tienden a sufrir de recursos desperdiciados, gastos innecesarios y defectos operativos.

Estos problemas son resultado de diversos desafíos de integración de TI tales como:

• Naturaleza siempre en evolución de la tecnología
• Problemas de compatibilidad e integración
• Resistencia gerencial a la adaptación
• Formación y apoyo insuficientes
• Falta de mano de obra cualificada
• Preocupaciones sobre la seguridad de los datos

Comprender estos problemas principales y cuellos de botella es crucial para que las organizaciones preparen estrategias para superar los desafíos. Así es como Lean Six Sigma puede ser tenido en cuenta y utilizado como una guía útil para navegar a través de los problemas y asegurar que se puedan lograr resultados óptimos de la tecnología empresarial.

Explicación de Lean Six Sigma

Antes de comprender el concepto en su totalidad, sería mejor entender su origen ya que Lean Six Sigma fue creado a partir de una combinación de dos marcos de gestión separados pero similares, Lean y Six Sigma.

La metodología Lean se desarrolló en la década de 1940 en Japón. Se centra en la creación de procesos empresariales optimizados mediante la minimización de 'desperdicio' o esfuerzo humano innecesario, inventario, tiempo y espacio para mantener la producción de productos de la más alta calidad de la manera más eficiente posible.

Por otro lado, Seis Sigma fue introducido en la década de 1980. El concepto pone más énfasis en la calidad óptima del producto eliminando las causas de defectos y reduciendo la variabilidad en los procesos. En esencia, Seis Sigma a menudo se ve más como un programa para una tarea empresarial específica sin necesariamente alterar la cultura organizacional.

Ambos métodos fueron aplicados y desarrollados en la industria manufacturera, pero pronto los expertos en negocios reconocieron las similitudes, conexiones y beneficios de los dos marcos de trabajo. Esto llevó a la combinación de ambos métodos en una única metodología, denominada Lean Six Sigma.

Lean Six Sigma se ha demostrado globalmente que es perspicaz en la resolución de problemas organizacionales y en el aumento de la producción a través de divisiones y funciones, incluyendo TI. La metodología ha sido ampliamente utilizada en diversas industrias como la salud, las finanzas y el servicio público. Esto se debe a que Lean Six Sigma es integral, pero también flexible para adaptarse a diferentes filosofías y sistemas organizacionales.

Cómo Lean Six Sigma resuelve problemas de TI

Lean Six Sigma utiliza e integra técnicas y herramientas de ambos métodos. Una de las técnicas clave en Lean Six Sigma es el ciclo DMAIC.

• Definir: Identificar el problema o la oportunidad de mejora.
• Medir: Recopilar datos para comprender el rendimiento actual.
• Análisis: Investigar los datos para identificar las causas fundamentales de defectos o ineficiencias.
• Mejorar: Desarrollar soluciones para abordar los problemas identificados.
• Control: Implementar medidas para sostener las mejoras a lo largo del tiempo.

(En el caso de un producto, servicio o proceso nuevo; el ciclo será DMADV: Definir, Medir, Analizar, Diseñar y Verificar)

El ciclo DMAIC anterior permite que la gerencia y los empleados posean una mentalidad de resolución de problemas que prioriza las mejoras y a los clientes. Con esta mentalidad, cualquier problema y cuello de botella en la implementación de TI para negocios puede ser identificado, mapeado y resuelto antes de que se vuelvan perjudiciales.

Además, Lean Six Sigma promueve la mejora continua y la innovación. Esta mentalidad es también extremadamente importante en el campo de la TI, donde se producen avances rápidos cada año. Las constantes actualizaciones de la tecnología obligan a las empresas a innovar y adaptarse continuamente para mantenerse relevantes, cumplir con las normativas y ser competitivas.

Ejemplo Práctico de Lean Six Sigma para TI

La implementación de Lean Six Sigma para TI es ideal en cualquier caso diferente, pero aquí hay una pequeña ilustración de cómo se puede aplicar el ciclo DMAIC como la técnica más popular en un proceso de desarrollo de software para que el concepto sea más fácil de entender:

Un equipo de desarrolladores de software crea un sistema personalizado para un cliente. Sin embargo, el software funciona con múltiples errores y los desarrolladores tardan un promedio de 10 días en resolverlos. Este período se considera demasiado largo y puede causar insatisfacción en el cliente. Por lo tanto, se implementa el ciclo DMAIC para ver cómo se puede resolver el problema.

• Definir

El equipo de desarrollo identifica el problema como un período excesivo de resolución de errores que conduce a actualizaciones retrasadas e insatisfacción del cliente. Se establece como objetivo reducir el tiempo promedio de resolución de errores a 5 días en un plazo de tres meses.

• Medir

El equipo recopila datos históricos sobre los tiempos de resolución de errores y calcula las principales métricas de rendimiento.

• Analizar

Se realiza un análisis estadístico para identificar patrones en los retrasos de la resolución de errores. El análisis revela entonces que el 60% de los incidentes de errores se resolvieron en más de 10 días y el 70% de ellos son causados por una mala comunicación con los equipos de aseguramiento de calidad respecto a la gravedad y prioridad del error.

• Mejorar

Los desarrolladores implementan un nuevo procedimiento para la notificación de errores, como niveles de gravedad estandarizados, y realizan reuniones regulares con el personal de aseguramiento de calidad para mantener la comunicación. Después de realizar estos cambios, comienzan a experimentar una reducción en el tiempo promedio de resolución a 4 días.

• Control

A medida que se alcanza el objetivo, el equipo establece un sistema de monitoreo para seguir continuamente el rendimiento de la resolución de errores, para asegurar que el progreso se pueda mantener a lo largo del tiempo. Como resultado, la satisfacción del cliente mejoró significativamente debido a tiempos de respuesta más rápidos y una mejor comunicación con respecto a las soluciones de los errores.

Beneficios de implementar Lean Six Sigma para TI

• Uso más adecuado

Lean Six Sigma permite que las TI sean adoptadas y utilizadas de acuerdo con las necesidades del usuario y las condiciones organizacionales. Por ejemplo, un pequeño negocio local puede necesitar solo un sistema contable sencillo y no los costosos que tienen excesivas características empresariales de grandes proveedores.

• Mayor eficiencia del proceso

El objetivo principal de los marcos de trabajo es centrarse en la optimización de procesos eliminando desperdicios y reduciendo la variabilidad. En el contexto de la tecnología empresarial, esto significa que un procedimiento digital como la elaboración de informes y la comunicación puede ser acortado y simplificado para asegurar que el tiempo y la atención de los empleados estén puestos en el trabajo.

• Mantenimiento del Control de Calidad

La metodología también enfatiza la prevención de defectos mediante el análisis de datos y el monitoreo de procesos. Como ejemplo de la implementación de Lean Six Sigma para TI, esto significa que el sitio web de una empresa puede ser accesible todo el tiempo con menos errores o caídas del servidor.

• Toma de decisiones basada en datos

Cada acción en Lean Six Sigma depende en gran medida de los datos. Utilizando herramientas estadísticas y análisis, el enfoque basado en datos permite que las organizaciones sean adaptables y estén bien informadas con una base sólida fundamentada en hechos y eventos históricos para crear decisiones futuras.

• Reducir el Costo Operativo

Al eliminar ineficiencias y procesos redundantes, Lean Six Sigma ayuda a las organizaciones a reducir significativamente los costos operativos. En los departamentos de TI, esto puede llevar a una menor inversión en recursos como hardware, licencias de software y personal.

• Mayor Satisfacción del Cliente

La implementación de Lean Six Sigma para TI puede aumentar la satisfacción del cliente y ganar lealtad al reducir errores y mejorar la calidad del servicio o producto.

Certificaciones Lean Six Sigma

Al igual que con otros marcos de trabajo, Lean Six Sigma se puede aprender a través de la formación y requiere certificaciones como validación de la maestría. Las certificaciones de Lean Six Sigma están estructuradas en diferentes niveles y, de manera única, se les denomina "cinturones" como en las artes marciales para indicar la profundidad de la experiencia en la metodología.

Si estás interesado en dominar Lean Six Sigma para tu carrera o en necesidad de capacitar personal en prácticos certificados de Lean Six Sigma, nosotros en Adding Value Consulting (AVC) te ofrecemos múltiples programas de certificación Lean Six Sigma e-learning:

• Yellow Belt

Certificación Lean Six Sigma Yellow Belt es un nivel introductorio que proporciona una comprensión fundamental de Lean Six Sigma. Cubrirá los conceptos básicos de mejora de procesos, el marco DMAIC y el papel de los miembros del equipo en proyectos L6S.

• Green Belt

Certificación Lean Six Sigma Green Belt continúa con los conocimientos básicos y se centra en la aplicación de las herramientas Lean Six Sigma en proyectos reales. Te enseña sobre análisis de datos, herramientas estadísticas, mapas de procesos y proyectos de mejora. La certificación también perfecciona tus habilidades en dinámicas de equipo y gestión de proyectos.

• Black Belt

Certificación Lean Six Sigma Black Belt significa el conocimiento más avanzado de las metodologías Lean Six Sigma y capacidades de liderazgo en la gestión de proyectos de mejora complejos. El programa profundiza en el análisis estadístico, técnicas avanzadas de resolución de problemas y estrategias de gestión del cambio.

Certificaciones Premium de Lean Six Sigma

Además, también existen programas Premium Lean Six Sigma que incluyen las certificaciones Green Belt y Black Belt, las cuales están estandarizadas por la IASSC (La Asociación Internacional para la Certificación Six Sigma) que es la institución dedicada a crear los estándares y currículos universales para Lean Six Sigma. Las certificaciones con acreditación de la IASSC son ampliamente consideradas como las credenciales más creíbles.

En caso de que estés dispuesto a tomar ambas certificaciones acreditadas por IASSC al mismo tiempo, siéntete libre de inscribirte en la Certificación del Programa de Maestría Experto en Lean Six Sigma. El Programa de Maestría está diseñado para enseñar de manera integral las certificaciones de Cinturón Verde y Cinturón Negro con 10 pruebas de simulación y 9 estudios de caso para ayudarte a pasar los exámenes.

Conclusión

La integración de las TI en las prácticas comerciales modernas presenta problemas técnicos significativos y cuellos de botella culturales. Las organizaciones deben reconocer estos posibles problemas organizativos que surgen durante este proceso. Adoptar Lean Six Sigma es una forma efectiva de navegar estos obstáculos, optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia general.

Si está interesado en obtener más información y actualizaciones sobre tecnología, no dude en leer más de nuestros blogs.